株式会社Ｉ・Ｃ アイシー

Ｑ：提供時間が重なってしまう訪問予定の割り付けを行う方法はありますか？
Ａ：このシステムは、ケアプランの訪問時間とは別に個別の訪問予定時間を持っています。
提供時間が重なる場合は、個別にその訪問予定時間を変更することができます。

Ｑ：手配の組合せに固定やパターン化は可能ですか？
Ａ：優先ヘルパーの指定、方面別グループの設定が可能です。

Ｑ：二人対応や、事業所都合による訪問での同行はシステム対応していますか？
Ａ：対応可能です。
訪問予定の複製を行い、ヘルパーへの割り付けを行います。
* ヘルパー(副)の予定を自動生成します。

Ｑ：　介護保険以外のサービスも提供しています。スケジュール作成は可能ですか？
Ａ：　作成可能です。
サービスの種類を設定することで、介護保険以外のサービスも予定を登録することができます。
* 介護保険以外のサービスは、サービスコードを事業所独自に設定します。
* サービスの種類毎の月次集計ができます。

Ｑ：ヘルパーの移動時間は管理できますか？
Ａ：システム設定で前後の移動時間を設定可能です。実績値は必要に応じて登録します。
* 時間は1分単位。

Ｑ：当日に予定が追加された場合、どのような処理が必要になりますか？
Ａ：訪問予定の当日の日付のマスに＜１＞を設定します。
開始時間を過ぎてしまうと、ヘルパーへ割り付けることができないので、実績登録時にヘルパーを選択してください。

Ｑ：ヘルパーが当日、急に訪問できない事態となったら、スケジュールはどうなりますか？
Ａ：開始時間を過ぎた訪問予定のヘルパーの割り付け変更はできません。
実績の登録時に、実際に訪問したヘルパーを登録します。

Ｑ：夜間のサービスを行っています。勤怠に反映できますか？
Ａ：実績登録時に、稼働時間帯を設定することができます。
* 勤怠の集計は、稼働時間帯ごとに勤務時間を集計します。

Ｑ：手配を完了したつもりでも、ヘルパーに割り付けていない予定がないか不安です。未割り付けの確認はできますか？
Ａ：スケジュールボード画面は、常に未割り付け件数を表示しています。
スケジュールボード１日分・訪問指示書・報告書の出力時に、未割り付けの警告を表示します。

Ｑ：訪問時の指示など特記事項は管理できますか？
Ａ：予定に対して、特記を登録し、訪問指示書・報告書に出力します。
* 実績登録時にも、特記・日誌を残すことができます。

お客様の情報
I社会福祉協議会様　

事業所の規模
ヘルパーの人数	常勤　15名 登録　15名
利用者の人数	130名
月の訪問件数	延べ2000件

導入のきっかけ
日々の利用者への訪問予定を割り付ける作業に時間がかかり、割付け作業を担当するヘルパーの業務時間を圧迫していた。
そのため、担当ヘルパーの割付け作業量を減らす方法を探していた。

利用者予定の作成
導入前　ケアマネージャーからくるケアプラン（提供票）をもとにサービスコード・時間・訪問予定日で訪問予定を抽出し、一覧にしていた。
作業には二人がかりで1日かかっていた。
導入後　提供票をもとにシステムに手で登録している。過去のケアプランとサービスコード・時間が同じケアプランについては、利用者予定の複製機能で登録している。
利用者予定の登録後に、訪問予定日の「１」を設定している。
利用者予定にはヘルパーへの作業指示項目があるので設定し、ヘルパーが訪問した時の作業指示としている。
作業には一人で1日かかっている。
導入効果　作業時間が大幅に短縮された
以前は訪問予定の抽出を手書きで行っていたため、転記漏れなどがあったが、現在は漏れが大幅に少なくなっている。

勤務予定の作成
導入前　月末に各ヘルパーの予定を集め、次月分の勤務予定をExcelで作成していた。
導入後　月末に各ヘルパーの予定を集め、次月分の勤務予定をシステムに登録している。
また、登録ヘルパーは勤務のパターンが決まっているので、システムに勤務パターンを登録して使用している。
勤務時間内であっても訪問に行けない時間には、ヘルパーの訪問以外の予定を登録し、訪問可能な時間と区別している。
導入効果　ヘルパーごとにパターンを選択するだけで予定の登録が完了するので、楽になった。
スケジュールボード上でヘルパーの訪問可能な時間が一目でわかるので、勤務予定を作成することで訪問予定の割り付け時の空き時間の確認作業が減った。

一時割付処理
導入前　提供票から抽出した訪問予定を日ごとに並べ、1日の訪問予定をヘルパー一覧の紙に手書きで書きこんでいた。
登録ヘルパーの訪問予定については、訪問先の利用者が決まっているので、機械的に割り付けていた。
導入後　一日の訪問予定の一覧を表示し、一覧からのドラッグアンドドロップ・右クリックメニューからの固定のヘルパーへの割り付け機能を使用し、割り付けを行っている。
訪問予定時間が重なってしまい、どうしてもケアプラン通りの時間に訪問できない場合は、個別の訪問予定の時間を変更し、訪問の実情に則すように対応している。
導入効果　スケジュールボード上、に割り付けに必要な情報（ヘルパーの予定、訪問可能時間・訪問予定）がすべて表示されるので、割り付け作業に集中できる。
スケジュールボード上に、その日の未割り付けの訪問予定件数が表示されるので、割り付け漏れがなくなった。

日々の割付変更
導入前　ケアマネージャーからのプラン変更・利用者からのキャンセルの連絡など、変更が発生するたびに消しゴムで以前の訪問予定を消し、新しく割り付けを行っていた。
手書きなので記入ミスもあり、変更の確認作業に時間がかかっていた。
導入後　プラン変更の場合は、利用者予定を変更し、再割り付けを行っている。その際にほかの訪問予定との間で訪問ヘルパーの調整が必要な場合は、スケジュールボード上で訪問予定のコマを動かして、訪問ヘルパーの変更を行っている。
導入効果　紙の上での、消したり書いたりの煩わしさがないので、予定の調整に注力できる。

実績登録
導入前　訪問一件ごとに訪問記録票を用意し、各ヘルパーが訪問を行うごとに時間の記録を行っていた。
訪問後、事務所で訪問先・訪問時間を別の記録用紙に転記し、ヘルパーの稼働の記録としていた。
導入後　訪問一件ごとの訪問記録票の記入作業は変更せず、事務所では訪問の記録をシステムに登録するようにした。
導入効果　転記先の紙が不要になったので、紙の使用量が減った。
登録ヘルパーの稼働記録が一元化されたので、登録後のチェックが簡単になった。

実績集計
導入前　訪問記録票をもとに基幹システムに実績を登録していた。
変更があった場合など、記録票と登録されているケアプランとの違いがある場合には、訪問したヘルパー・担当ケアマネとの間の確認・調整を行っていた。
導入後　実績登録で登録した実績をもとに、システムから提供票＋実績を出力し、その実績をもとに請求用データを登録している。
導入効果　システムから出力した提供票がそのまま実績の確認にも使えるので、ケアマネージャーとの間の変更確認もスムーズに行えるようになった。